Przypomina nam się anegdota o jeżozwierzach, którym jest zimno i w czasie snu lubią przytulać się do siebie. Kiedy jednak za bardzo się zbliżą, kłują się wzajemnie, kiedy za bardzo się oddalą, jest im zbyt zimno. Muszą znaleźć taki dystans między sobą, by mogły się grzać nie kłując jednocześnie zbyt boleśnie.

– 1 to jest sytuacja naszych negocjatorów grają, aby ustalić taki dystans swoich odrębnych interesów i takie zasady współpracy, żeby była dla nich opłacalna. Żałujemy bardzo, że nie możemy się temu przysłuchiwać, ale to są tajemnice obu firm.

Tymczasem w sekretariacie dyrektora „władzę” przejął jego asystent z powodu nieobecności sekretarki musi realizować jej zadania. Telefon dzwoni często, niestety nikt nie może obecnie rozmawiać z naczelnym. W przypadku niektórych osób asystent ustala termin spotkania z szefem, odnotowując to w jego gęsto zapisanym kalendarzu. Informacje o innych telefonach zapisuje na specjalnych kartkach, zgodnie ze schematem: kto dzwonił, kiedy, w jakiej sprawie, czy oczekuje na odpowiedź, czy nie itd. Są też osoby, które asystent prosi o ponowny kontakt, oraz takie, które odsyła do innych kierowników czy komórek.

Byliśmy przekonani, że kierownicy planują pracę swoich podwładnych, a tutaj widzimy coś zupełnie innego. Pamiętajmy jednak: sekretariat pełni rolę szczególną -jest filtrem, przez który nie każda sprawa i nie każdy interesant może przeniknąć w dowolnie wybranym przez siebie momencie. Strumieniem tym trzeba sterować, inaczej to interesanci sterowaliby dyrektorem. Podstawowym zajęciem sekretarki nie jest przygotowywanie kawy, jak sądzą niektórzy. Podejmuje ona ważne decyzje, każda sprawa wymaga wyznaczenia właściwego dla niej „biegu”. Sekretarka musi więc wiedzieć, kto się czym zajmuje w „Violi” oraz jakie są priorytety dyrektora.