Oczywiście nie wszystkie decyzje organizacyjne podejmowane są w „trybie negocjacyjnym”. Wiele rozstrzygnięć ma charakter techniczny, wymaga wiedzy specjalistycznej. Niektóre sytuacje wymuszają podjęcie natychmiastowych działań, nie ma czasu na negocjacje. Dlatego też w organizacji istnieje stały podział uprawnień decyzyjnych i odpowiedzialności za ich skutki, bądź za skutki ich braku. Istnieją też stałe reguły podporządkowywania się pracowników decyzjom zwierzchników. Regulują to więzi służbowe. Kierownicy wiedzą, komu mogą przekazać polecenia, zaś ich podwładni – czyje decyzje zobowiązani są respektować i realizować. Głównie te właśnie więzi uwidocznione są na schemacie organizacyjnym, będącym graficznym odzwierciedleniem struktury formalnej zakładu. Możemy z niego również odczytać rozmieszczenie podstawowych funkcji i zadań.

Korzystając z zaproszenia kierownika działu organizacji, przechodzimy do jego pokoju, by zapoznać się ze schematem „Violi” oraz księgą służb. Owa księga to zbiór szczegółowych opisów zadań, uprawnień i odpowiedzialności dla wszystkich stanowisk nierobotniczych. Każdy, podejmując pracę, zapoznaje się z takim opisem (zakresem czynności) swojego stanowiska, a fakt przyjęcia tego do wiadomości potwierdza podpisem. Wyraża w ten sposób zgodę na pełnienie określonej roli organizacyjnej. Można powiedzieć, że formalna struktura organizacji to zespól tych wszystkich ról i istniejących między nimi powiązań formalnych.