Wydziały są podstawowymi pionami w strukturze urzędu. Dzielą się na mniejsze komórki: biura i sekcje, z kierownikami podległymi bezpośrednio konkretnym członkom zarządu. Struktura ta jest hierarchiczna, wysoce scentralizowana i sformalizowana: jest – ujmując rzecz najkrócej – biurokratyczna.

Cele, zasady działania, podziały zadań, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych komórek i urzędników są szczegółowo określone w regulaminie urzędu. Dokument ten ma ponad pięćdziesiąt stron i nie jest dokumentem jedynym. Oprócz niego pracownicy urzędu muszą ściśle stosować się do regulacji zawartych w pragmatyce służbowej, instrukcji kancelaryjnej, instrukcji obiegu dokumentów, instrukcji bhp i p.poż., a także do norm zawartych w ustawach, rozporządzeniach, zarządzeniach, wytycznych.

ICażdej sprawie, która jest najczęściej „uruchamiana” przez pismo od petenta, zwierzchnika lub kolegi z innej komórki, musi towarzyszyć odpowiedni zapis i dokumenty, sporządzane zwykle w kilku kopiach. Dokumentem, pieczołowicie rejestrowanym, staje się też każda decyzja administracyjna podjęta w urzędzie. Świat „naszego” biura jest przede wszystkim światem różnorodnych papierów, akt, teczek, segregatorów, szaf i regałów, biurek, długopisów, maszyn do pisania i telefonów.

Dokumenty będące właśnie w toku załatwiania znajdują się najczęściej na lub w biurkach poszczególnych urzędników. Jeśli wierzyć anegdocie, w każdym biurku są trzy szuflady: najniższa i najpełniejsza zawiera sprawy uznane przez pracownika za mało ważne (te prędzej lub później „załatwią się sam e”) środkowa – przeznaczona jest dla spraw ważnych (do załatwienia wkrótce) wreszcie w najwyższej – z jednym dokumentem lub teczką – czeka do jutra sprawa najważniejsza, która powinna być załatwiona… wczoraj.