Sytuacja w zakładach produkcyjnych „Viola”

W biurowcu pracuje kilkaset osób. Czym się one zajmują? Przechodząc, zaglądamy do jednego z pokojów. Widzimy kilka biurek, telefon, przybory do pisania, szafę z dokumentami, monitor komputera. Przy użyciu tych wszystkich środków urzędnicy zbierają, przetwarzają i przesyłają informacje.

Wreszcie odnaleźliśmy „nasz” pokój. Na mosiężnej tabliczce widnieje napis: „Dyrektor Naczelny”. Czujemy się niepewnie, bowiem za chwilę staniemy przed najwyższą władzą w firmie. Ale oto pojawia się kolejna przeszkoda – „kierująca ruchem” sekretarka dyrektora. O naszym przybyciu została uprzedzona telefonicznie. Zna cel tej wizyty. Tonem uprzejmym, ale władczym, prosi, byśmy zaczekali na osobę, która nami się zajmie. Sądzimy, że chodzi dyrektora naczelnego.

Sekretarka wraca do swoich zajęć. Telefonicznie prosi któregoś z kierowników o niezwłoczne przybycie z wykazem zaległości płatniczych w rozbiciu na poszczególnych wierzycieli.

Wkrótce pojawia się kierownik z dokumentami w ręku. Jest szefem jednego z działów księgowości. Szybko wchodzi do gabinetu dyrektora. Domyślamy się, że dokumenty zawierają dane niezbędne naczelnemu do podjęcia jakiejś decyzji. Wszystko byłoby już jasne, gdybyśmy wiedzieli, czym są te decyzje i na czym polega ich podejmowanie.

Częściowo sprawa wyjaśnia się po chwili, bo właśnie z gabinetu dyrektora wychodzi młody mężczyzna z plikiem dokumentów. Przekazuje je sekretarce

– 1 prosi – w imieniu szefa – o rozesłanie ich zgodnie z zamieszczonymi adresami i adnotacjami. Niektóre pisma są skierowane na zewnątrz firmy. Są starannie napisane, opatrzone pieczątkami i podpisem dyrektora. Nie ma na nich żadnych ręcznych uwag. Na innych znajdują się dopiski z parafą naczelnego. Jest to najczęściej korespondencja spoza zakładu. Dotyczy spraw, z którymi trzeba coś zrobić: podać jakiś termin, zapłacić za coś, nawiązać kontakt z jakąś instytucją, przesłać informacje itp. Muszą to być sprawy bardzo ważne dla naszej organizacji, inaczej nie trafiłyby na biurko dyrektora naczelnego, ale wprost do właściwego przedmiotowo kierownika lub urzędnika.

Leave a reply

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>