Sformalizowane procedury obowiązują nie tylko w kontaktach zakładu z otoczeniem, ale i wewnątrz niego. Magazyn nie wyda krojowni potrzebnych jej tkanin, jeśli nie otrzyma specjalnego zamówienia (sporządzonego na odpowiednim druku i podpisanego przez upoważnione osoby) rachuba plac nie obliczy szwaczkom należnego im wynagrodzenia dopóki nie otrzyma podpisanego przez mistrza sprawozdania z wykonania zadań zespołu (tu też obowiązuje konkretny wzór dokumentu zakładowego).

W każdej organizacji jest mnóstwo takich dokumentów, nośników informacji. W ,,Violi” krąży ich kilkaset. Niektóre z nich mają bardzo skomplikowany obieg, przechodzą przez wiele stanowisk pracy „na produkcji” i w biurowcu. Są elementem bardzo ważnej więzi organizacyjnej – formalnej więzi informacyjnej. Oczywiście informacje krążą nie tylko w postaci pisanej przekazywane są w rozmowach bezpośrednich („twarzą w twarz”) i telefonicznych, w postaci zapisów na taśmach magnetofonów, dyktafonów itp. Wszelkie „papiery” mają jednak tę przewagę, że pozwalają zawsze odtworzyć, kto z kim się komunikował, w jakiej sprawie i co z tego wynikało, umożliwiają ustalenie odpowiedzialności za decyzje lub działania.

Spójrzmy przykładowo na „protokół rozkroju tkaniny”. Powstaje on w grupie materiałowego przygotowania produkcji – sekcji, będącej częścią zespołu kalkulacyjnego i materiałowego w dziale przygotowania produkcji. Sporządzany jest w sześciu egzemplarzach na podstawie informacji planistycznych dotyczących konkretnego wzoru odzieży. Zawiera dane niezbędne po to, aby magazyn tkanin wydał krojowni określoną partię materiału, aby pracownicy krojowni mogli wykonać odpowiednie dla danego modelu wykroje, aby grupa kalkulacyjna wyżej wymienionego zespołu mogła sporządzić specyfikację „rozchodu tkaniny” na dany wzór, aby dział księgowości kosztów mógł zarejestrować w swoich dokumentach koszt zużytej tkaniny, aby dział zbytu

(w pionie dyrektora ds. handlowych) wiedział, że dany wzór odzieży wchodzi do realizacji itd. „Protokół rozkroju tkaniny” ma następujący obieg:

– oryginał dokumentu i dwie jego kopie otrzymuje krojownia jedną z kopii przekazuje do magazynu tkanin, otrzymując na tej podstawie potrzebny materiał, drugą – a właściwie tylko dolną jego część – otrzymuje kreślarz, który przed rozkrojem wykonuje na tkaninie rysunki wykrojów górna część przekazywana jest do działu księgowości kosztów

– czwarty egzemplarz otrzymuje grupa kalkulacyjnego przygotowania produkcji

– piąty egzemplarz otrzymuje dział zbytu, który dolną jego część przekazuje do magazynu wyrobów gotowych

– szósty egzemplarz pozostaje w aktach grupy materiałowego przygotowania produktów, która go sporządziła.